Ce que la loi exige exactement
L'article L123-28 du Code de commerce dispense le micro-entrepreneur de bilan et de compte de résultat, en échange d'un livre des recettes tenu au jour le jour. Pour chaque encaissement, tu notes six choses : la date d'encaissement, la référence de la facture, le nom du client, la nature de la prestation ou de la vente, le montant encaissé et le mode de règlement (virement, carte, chèque, espèces).
Trois règles de forme : chronologique (par date d'encaissement, pas de facturation), sans blanc ni rature (une erreur se corrige par une ligne d'annulation, pas par une suppression), et totalisé par période de déclaration URSSAF, mensuelle ou trimestrielle. Les encaissements en espèces de moins de 76 € pour des ventes au détail à des particuliers peuvent être regroupés en une ligne par jour.
Le modèle en 6 colonnes
| Date | N° facture | Client | Nature | Montant | Mode |
|---|---|---|---|---|---|
| 03/09/2026 | 2026-011 | SAS Dupont | Refonte site web | 1 800,00 € | Virement |
| 12/09/2026 | 2026-012 | M. Martin | Cours particulier | 120,00 € | Carte |
| 29/09/2026 | 2026-010 | SARL Bio&Co | Rédaction 4 articles | 640,00 € | Virement |
| Total septembre | 2 560,00 € |
Modèle établi le 30/09/2026 d'après les obligations en vigueur. Remarque la facture 2026-010 encaissée après la 2026-011 : le livre suit l'ordre d'encaissement, pas celui des numéros.
Le total de la période est le chiffre que tu reportes dans ta déclaration URSSAF. Notre guide déclarer son CA à l'URSSAF détaille la procédure. Si tu as deux activités (services et vente), ajoute une colonne « catégorie » et fais deux totaux.
Le registre des achats : qui est concerné
Le registre des achats est obligatoire seulement si ton activité relève de la vente de marchandises, de fournitures, de denrées à emporter ou consommer sur place, ou de la fourniture de logement. Il liste, par ordre chronologique, chaque dépense professionnelle : date, fournisseur, nature, montant, mode de paiement, référence de la facture.
Si tu es en prestation de services (conseil, dev, design, rédaction, formation, artisanat de service), tu n'y es pas tenu. Garde quand même tes factures d'achat de matériel et d'abonnements : elles servent à justifier une déduction si tu passes un jour au régime réel, et à prouver la nature professionnelle d'un achat en cas de contrôle.
Tableur ou logiciel : le vrai coût de chaque option
Le tableur est gratuit et légal, à trois conditions que peu de gens tiennent 12 mois : saisir chaque encaissement le jour même, ne jamais supprimer une ligne, rapprocher le fichier de ton relevé bancaire chaque mois. L'oubli typique : un virement client reçu le 30 et noté le mois suivant, donc déclaré en retard à l'URSSAF.
Le logiciel de facturation tient le livre à partir de tes factures et de ta banque : quand tu marques une facture comme payée (ou que la synchronisation bancaire détecte le virement), la ligne s'écrit seule, à la bonne date, et le total de la période est prêt pour la déclaration. Abby l'inclut dans son offre gratuite Basique, avec le registre des achats. Chez Indy, il est dans Premium à 15 € HT par mois ; chez Freebe, il est inclus dans l'offre unique à 12,50 € TTC. Le duel Freebe ou Indy compare les deux en détail.
Les 4 erreurs qui font tiquer un contrôleur
Un livre reconstitué en fin d'année à partir des relevés. Il se voit : dates rondes, montants arrondis, aucune ligne d'annulation. L'URSSAF peut rejeter le livre et recalculer ton CA sur une base forfaitaire.
Des recettes classées par date de facture. Le CA déclaré ne correspond alors pas aux encaissements, et l'écart apparaît au rapprochement bancaire.
Des encaissements personnels mélangés. Si ton compte n'est pas dédié, un virement d'un proche ressemble à un CA non déclaré. La règle des 10 000 € impose un compte dédié au-delà de ce CA deux ans de suite ; en pratique, sépare dès le premier euro. Notre guide sur le compte pro obligatoire en micro explique la règle.
Des lignes sans facture derrière. Chaque recette doit correspondre à une facture numérotée, ou à un ticket pour les ventes au détail. Un encaissement sans pièce est un encaissement injustifié.
Ce que le livre des recettes ne remplace pas
Il ne dispense ni de la déclaration URSSAF, ni de la déclaration annuelle de revenus (2042-C-PRO), ni des factures conformes ; voir nos guides sur les mentions obligatoires d'une facture et le choix du meilleur logiciel de compta pour auto-entrepreneur. Il n'est pas non plus un outil de pilotage : il ne dit rien de tes dépenses ni de ta marge réelle. Pour ça, un simple suivi de trésorerie dans ton logiciel ou un onglet de plus dans ton tableur suffit.